Karayolu taşımacılığı yapan bir şirket bakımından hukuki risk çoğu zaman yalnızca trafik kazası, yük hasarı veya teslimatın gecikmesi meydana geldiğinde ortaya çıkmaz. Esas problem; sürücünün sefere çıkmadan önce hangi kontrolleri yapacağının, yükleme sırasında nelere dikkat edeceğinin, güzergâh değişikliğinde kimden onay alacağının, aracı hangi alanlara park edebileceğinin, CMR ve diğer taşıma belgeleri bakımından hangi kontrollerden sorumlu olduğunun ve teslim sırasında hangi işlemleri yerine getireceğinin önceden açık biçimde belirlenmemiş olmasıdır.
Özellikle çok sayıda çekici, kamyon veya ticari araç işleten lojistik şirketlerinde sözlü olarak aktarılan şirket uygulamalarının zaman içerisinde farklılaşması mümkündür. Bir sürücünün bildiği prosedür diğer sürücü tarafından bilinmeyebilir; filo yöneticisinin olağan kabul ettiği bir uygulama çalışan açısından açık bir görev olarak görülmeyebilir. Uyuşmazlık çıktığında ise şirket tarafından yıllardır uygulanmakta olduğu söylenen bir kuralın gerçekten sürücüye bildirildiğinin ispat edilmesi güçleşebilir.
Bu nedenle yük taşımacılığı yapan işletmeler bakımından sürücülerin görev ve sorumluluklarının yalnızca iş sözleşmesindeki genel ifadelerle bırakılmaması; şirketin gerçek çalışma biçimine göre hazırlanmış ayrıntılı bir yük taşımacılığı sürücü talimatı ile somutlaştırılması önem taşımaktadır.
Lojistik Firmaları İçin Sürücü Talimatı Neden Önemlidir?
Bir tır veya kamyon sürücüsünün görevi yalnızca aracı bir noktadan başka bir noktaya kullanmaktan ibaret değildir. Sürücü, fiilen şirket aracının ve çoğu zaman ekonomik değeri oldukça yüksek olan ticari yükün kontrolünü üstlenmektedir. Bunun yanında taşıma belgelerinin muhafazası, yükün teslim alınması, aracın yüklemeye uygunluğunun gözlemlenmesi, yük güvenliğinin sağlanması, güzergâhın takip edilmesi, belirlenen teslim zamanına uyulması ve yükün doğru kişiye teslim edilmesi gibi birçok işlem doğrudan sürücünün davranışlarıyla bağlantılıdır.
Dolayısıyla lojistik firmaları sürücü talimatı hazırlanırken yalnızca “trafik kurallarına uyulacaktır”, “araç özenli kullanılacaktır” veya “şirket talimatlarına riayet edilecektir” gibi genel ifadelerle yetinilmesi çoğu zaman yeterli değildir.
Talimatın şirketin gerçek operasyonuna cevap vermesi gerekir.
Örneğin uluslararası taşımacılık yapan bir firmanın sürücüleri bakımından CMR belgelerinin kontrolü, gümrük işlemleri, güvenli park alanları, farklı ülkelerde uygulanacak trafik ve sürüş kuralları, sınır geçişleri ve teslim prosedürleri önem kazanırken; ağırlıklı olarak yurt içi dağıtım yapan bir işletmede teslim noktalarının teyidi, sevk irsaliyeleri, müşteri teslim prosedürleri ve şehir içi araç kullanım kuralları ön plana çıkabilir.
Bu nedenle internet üzerinden bulunan standart bir şoför görev tanımı ve talimatı, şirketin kendi çalışma sistemine uyarlanmadan kullanılmamalıdır.
Talimat Şirketin Gerçek Operasyonuna Göre Hazırlanmalıdır
Yük taşımacılığı alanında faaliyet gösteren işletmeler arasında dahi önemli farklılıklar bulunmaktadır. Taşınan yükün niteliği, araç tipi, taşımanın yurt içinde veya uluslararası alanda gerçekleştirilmesi, firmanın kendi araçlarını ya da kiralık araçları kullanması, kullanılan depolar, müşteri profili, güzergâhlar, sürücülerin konaklama sistemi ve yükleme-boşaltma prosedürleri birbirinden farklı olabilir.
Bu nedenle iyi hazırlanmış bir sürücü talimatının ilk şartı, firmanın çalışma modelinin anlaşılmasıdır.
Şirketin hangi tür yükleri taşıdığı, araçların sürücülere nasıl teslim edildiği, araç içerisinde hangi belgelerin bulunduğu, bakım ve arıza bildirimlerinin kime yapıldığı, yakıtın nereden ve hangi yöntemle alındığı, güvenli park alanlarının nasıl belirlendiği, yükleme ve boşaltma sırasında sürücüden hangi işlemlerin beklendiği ile şirket merkezinin sürücülerle nasıl haberleştiği belirlendikten sonra talimat oluşturulmalıdır.
Aksi takdirde hukuken ayrıntılı görünen fakat şirketin gerçek işleyişiyle örtüşmeyen bir belge ortaya çıkabilir.
Bir talimatın uzun olması tek başına onu güçlü hâle getirmez. Önemli olan, şirket içerisinde gerçekten uygulanabilecek kuralları açık, anlaşılabilir ve ispatlanabilir şekilde düzenlemesidir.
Yükleme Süreci Talimatta Ayrıntılı Olarak Düzenlenmelidir
Taşıma sırasında ortaya çıkan pek çok uyuşmazlığın kaynağı aslında aracın hareketinden önceki yükleme aşamasıdır.
Araca alınan malın miktarı, ambalaj durumu, görülebilir hasarlar, yükün araç içerisinde dağılımı, tonaj, yükün sabitlenmesi, taşıma belgelerinde bulunan bilgiler ile fiilen araca yüklenen malların birbirini karşılayıp karşılamadığı önem taşımaktadır.
Bu noktada sürücünün yalnızca “yüklemeye nezaret etmesi gerektiğinin” yazılması yerine, şirketin sürücüden hangi seviyede kontrol beklediğinin belirlenmesi gerekir.
Sürücünün gözle görülebilir bir hasar veya eksiklik tespit etmesi hâlinde nasıl hareket edeceği, kime bilgi vereceği, taşıma belgelerine gerekli şerhin hangi şartlarda işleneceği ve şirketten onay alınmasının gerekli olduğu durumlar talimatta açıklığa kavuşturulabilir.
Aynı durum yük güvenliği bakımından da geçerlidir.
Bağlama kayışları, kaydırmaz malzemeler, yük sabitleme ekipmanları ve özel şekle sahip yükler bakımından alınması gereken tedbirlerin şirketin taşıdığı yüklerin niteliğine göre düzenlenmesi, daha sonra meydana gelebilecek hasarlarda sürücünün görev alanının belirlenebilmesi açısından önemlidir.
Buradaki amaç bütün sorumluluğu sürücünün üzerine bırakmak değil; işveren ile sürücünün taşıma operasyonundaki sorumluluk alanlarını önceden mümkün olduğunca açık hâle getirmektir.
Araç, Yakıt, Bakım ve Güvenli Park Kuralları Açık Olmalıdır
Nakliye firmalarının önemli gider kalemlerinden biri araç filosudur. Bu nedenle aracın teslimi, kullanımı, muhafazası, periyodik bakımının takibi, arıza bildirimleri, lastik ve ekipman kontrolleri ile araç içerisinde bulunması gereken belgeler sürücü talimatlarının temel bölümlerinden birini oluşturmaktadır.
Özellikle uluslararası taşımacılık yapan şirketlerde araç ve yükün nerede bırakıldığı ayrıca önem kazanır.
Şirket tarafından belirlenen güvenli park alanlarının kullanılması, zorunlu güzergâh değişikliklerinde merkezle iletişim kurulması, mola ve konaklama sırasında aracın gözetimi ile araçtan yeniden hareket edilmeden önce belirli fiziksel kontrollerin yapılması şirket prosedürüne bağlanabilir.
Yakıt konusunda da benzer bir düzen kurulabilir.
Şirketin anlaşmalı akaryakıt istasyonlarının bulunması, sürücünün hangi koşullarda farklı bir istasyondan yakıt alabileceği, kilometre ve yakıt kayıtlarının nasıl tutulacağı, olağan dışı tüketimin nasıl inceleneceği veya yakıta ilişkin bir şüphe ortaya çıktığında hangi prosedürün uygulanacağı önceden belirlenebilir.
Ancak bu tür düzenlemeler yapılırken iş hukukunun emredici hükümleri mutlaka dikkate alınmalıdır. Özellikle fazla yakıt tüketiminin doğrudan ve otomatik biçimde işçi ücretinden kesileceğine veya meydana gelen her zararın koşulsuz olarak sürücünün maaşından tahsil edileceğine ilişkin hükümler hukuken ayrıca değerlendirilmelidir.
CMR, Taşıma Evrakları ve Teslim Süreci İhmal Edilmemelidir
Uluslararası karayolu taşımacılığında taşıma evrakları yalnızca operasyonel bir belge niteliğinde değildir. Yükün teslim alınması, taşınması ve teslim edilmesi sürecinde meydana gelen bir uyuşmazlıkta belgelerin içeriği son derece önemli hâle gelebilir.
Bu nedenle sürücünün CMR veya diğer taşıma belgelerini teslim alması, belgelerde gösterilen yük bilgileri ile fiili yük arasında açık bir farklılık bulunup bulunmadığını kontrol etmesi, yükün teslimi sırasında teslim alan kişinin bilgilerinin ve imzasının alınması gibi süreçler şirketin kendi operasyonuna göre düzenlenmelidir.
Benzer şekilde sürücünün kendisine bildirilen teslim adresini kendi inisiyatifiyle değiştirmesi veya yükü yetkisi belirsiz bir kişiye teslim etmesi ciddi sorunlar doğurabilir.
Bu nedenle boşaltma adresinin değiştirilmesi gereken hâllerde kimden onay alınacağı, bu onayın hangi iletişim kanalıyla verileceği ve teslim sonrasında hangi belgelerin şirkete gönderileceği talimat içerisinde belirlenebilir.
Özellikle yüzlerce kilometre uzakta bulunan sürücü ile şirket merkezi arasında gerçekleşen telefon, araç takip sistemi, mesajlaşma uygulaması veya e-posta üzerinden verilen talimatların daha sonra nasıl kayıt altına alınacağı da ayrıca düşünülmelidir.
Takograf ve Sürüş Süreleri Sadece Sürücünün Sorunu Değildir
Karayolu taşımacılığı sektöründe sürüş ve dinlenme süreleri, taşıma planlamasının ayrılmaz bir parçasıdır. Teslimat süresini yetiştirme baskısı ile sürücünün yasal sürüş ve dinlenme yükümlülükleri arasında çatışma oluşturacak bir şirket sistemi kurulması ileride ciddi uyuşmazlıklara neden olabilir.
Bu nedenle sürücünün takograf kullanımına, sürüş sürelerine ve dinlenme yükümlülüklerine uygun davranmasının talimat altına alınması kadar, şirketin sefer ve termin planlamasının da bu kurallara uygun şekilde oluşturulması gerekir.
Başka bir sürücüye ait kartın kullanılması, kayıtların gerçeğe aykırı hâle getirilmesi veya denetimin etkisizleştirilmesine yönelik davranışlar gibi durumlar bakımından şirketin yaklaşımının açıkça belirlenmesi de kurumsal bir sürücü talimatının önemli bölümlerinden biri olabilir.
Her Talimat İhlali Otomatik Olarak Haklı Fesih Sebebi Değildir
Lojistik şirketleri bakımından en fazla dikkat edilmesi gereken konulardan biri burasıdır.
Uygulamada hazırlanan bazı sürücü talimatlarında hemen hemen her kuralın sonuna “bu hükme aykırılık hâlinde iş sözleşmesi İş Kanunu’nun 25/II. maddesi uyarınca haklı nedenle feshedilir” şeklinde hükümler konulduğu görülmektedir.
Oysa bir davranışın şirket içi talimata aykırı olması ile İş Kanunu kapsamında haklı nedenle derhal feshi gerektirecek ağırlıkta olması aynı şey değildir.
Somut olayın gerçekleşme biçimi, çalışanın kusuru, davranışın ağırlığı, meydana gelen zarar, iş güvenliğini tehlikeye düşürüp düşürmediği, işveren ile çalışan arasındaki güven ilişkisine etkisi ve olayın ispatlanabilirliği birlikte değerlendirilmelidir.
Dolayısıyla sürücü görev tanımı hazırlanırken amaç, İş Kanunu’nun 25/II. maddesini her olay için otomatik uygulanabilecek bir yaptırım maddesine dönüştürmek olmamalıdır. Bunun yerine hangi davranışların şirket bakımından ağır ihlal teşkil ettiği açıklanmalı ve uygulanacak hukuki sonuçların somut olayın şartlarına göre değerlendirilmesine imkân veren bir sistem kurulmalıdır.
Bu ayrım, daha sonra açılabilecek işe iade, kıdem ve ihbar tazminatı veya işçilik alacaklarına ilişkin davalar bakımından özellikle önem taşıyabilir.
Sürücünün Meydana Gelen Her Zarardan Otomatik Olarak Sorumlu Tutulması Doğru Değildir
Benzer bir problem sürücüye yüklenen maddi sorumluluklarda ortaya çıkmaktadır.
Taşıma faaliyetinde yük hasarı, araç hasarı, fazla yakıt tüketimi, trafik cezası, teslimat gecikmesi veya müşteri tarafından şirkete yansıtılan çeşitli zararlar meydana gelebilir.
Ancak şirketin bir zarara uğramış olması tek başına zararın tamamının sürücüden talep edilebileceği anlamına gelmez.
Öncelikle zararın nedeni, sürücünün kusurunun bulunup bulunmadığı, varsa kusurun derecesi ve zarar ile sürücünün davranışı arasındaki bağlantı değerlendirilmelidir. İş ilişkisinin niteliğinden kaynaklanan işletme risklerinin tamamının sözleşme veya talimat yoluyla çalışana aktarılması ayrıca hukuki uyuşmazlık yaratabilir.
Bu nedenle “her türlü zarar sürücüye aittir”, “müşteri tarafından kesilen bütün faturalar sürücü ücretinden kesilir” veya “belirlenen yakıt oranının üzerindeki bütün miktarlar maaştan tahsil edilir” şeklindeki çok geniş ifadeler yerine, hukuki sorumluluğu somut olay ve kusur esası üzerinden değerlendiren hükümler tercih edilmelidir.
Özellikle ücret üzerinden yapılacak kesintiler ayrıca İş Kanunu hükümleri çerçevesinde değerlendirilmelidir.
İyi hazırlanmış bir nakliye firması sürücü iş sözleşmesi ve buna bağlı sürücü talimatının amacı, işveren açısından mümkün olan en ağır yaptırımı yazmak değil; gerektiğinde hukuken uygulanabilir bir düzen kurmaktır.
Sürücü Talimatının İş Sözleşmesinin Eki Olması Tek Başına Yeterli Değildir
Talimat hazırlanmasının ardından belgenin uygulamaya geçirilme biçimi de önemlidir.
Talimatın iş sözleşmesinin eki olduğunun belirtilmesi, sürücüye okunması veya teslim edilmesi, çalışanın belgeyi hangi tarihte teslim aldığının kayıt altına alınması, güncellenen talimatların yeniden tebliğ edilmesi ve uygulamaya ilişkin eğitimlerin belgelenmesi hukuki güvenliği güçlendirebilir.
Özellikle büyük filolarda tek bir sürücü talimatı hazırlayıp yıllarca değiştirmeden kullanmak sağlıklı değildir.
Şirketin araç filosu değişebilir, kullanılan teknolojiler yenilenebilir, araç takip sistemi değişebilir, farklı ülkelere taşımacılık başlayabilir, yeni müşterilerin özel yükleme veya teslim prosedürleri ortaya çıkabilir. Dolayısıyla sürücü görev tanımı ve talimatının şirketin operasyonel yapısıyla birlikte güncellenmesi gerekir.
Burada hazırlanacak belgeyi yalnızca personelin imzaladığı bir evrak olarak görmek yerine şirketin operasyon sisteminin hukuki bir parçası olarak değerlendirmek daha doğru olacaktır.
Konya’daki Lojistik ve Nakliye Firmaları Açısından Sürücü Talimatlarının Önemi
Konya’da faaliyet gösteren lojistik ve nakliye işletmelerinin önemli bir bölümü şehirlerarası ve uluslararası karayolu taşımacılığı içerisinde faaliyet göstermektedir. Bu ölçekte çalışan işletmelerde araç sayısı ve sürücü sayısı arttıkça sözlü şirket kurallarıyla operasyon yönetilmesi giderek güçleşmektedir.
Bir tarafta araç filosunun ve taşınan yükün korunması, diğer tarafta sürücünün çalışma koşulları ve iş hukukundan kaynaklanan haklarının gözetilmesi gerekir.
Bu iki alan arasındaki denge ise ancak şirketin fiili çalışma düzeni incelenerek oluşturulabilir.
Örneğin Konya merkezli olup Almanya, Hollanda, Fransa veya başka Avrupa ülkelerine düzenli taşıma gerçekleştiren bir şirketin sürücü talimatıyla yalnızca Konya ve çevresinde yurt içi taşımacılık gerçekleştiren bir nakliye işletmesinin sürücü talimatının aynı olması beklenmemelidir.
Aynı şekilde frigorifik taşımacılık, makine taşımacılığı, gıda taşımacılığı, parsiyel yük, komple yük veya farklı nitelikte ticari emtia taşıyan firmaların karşı karşıya bulunduğu operasyonel riskler de birbirinden farklıdır.
Bu nedenle şirketin kullandığı araç tipi, taşıdığı yük, hizmet verdiği ülkeler, müşteri sözleşmeleri, sürücü çalışma sistemi, filo takip yapısı, yükleme ve teslim prosedürleri incelenmeden hazır bir sürücü talimatının doğrudan kullanılması yerine işletmeye özgü bir hukuki metin oluşturulması daha sağlıklı olacaktır.
Yük Taşımacılığı Sürücü Talimatı Hazırlanırken Bütün Süreç Birlikte Değerlendirilmelidir
Etkili bir yük taşımacılığı sürücü talimatı; yalnızca sürücünün yasaklarını sıralayan bir disiplin metni olmamalıdır.
Belge, aracın sürücüye tesliminden başlayarak yükleme, taşıma, mola ve konaklama, güzergâh yönetimi, araç güvenliği, yük güvenliği, belge kontrolü, CMR işlemleri, takograf kullanımı, arıza ve kaza bildirimi, boşaltma, teslim ve sefer sonu süreçlerini birbirine bağlayan bütüncül bir sistem oluşturmalıdır.
Aynı zamanda sürücünün hangi durumda kiminle iletişime geçeceği ve hangi işlemi kendi başına yapamayacağı açıkça anlaşılabilmelidir.
Böyle bir düzenleme hem sürücünün görev alanını belirginleştirir hem de şirket içerisinde aynı olaylara farklı uygulamalar yapılmasının önüne geçilmesine katkı sağlar.
Ancak talimat hazırlanırken iş hukuku hükümleri göz ardı edilmemeli; ücret kesintisi, çalışanın zarar sorumluluğu, disiplin yaptırımları ve haklı nedenle fesih gibi alanlarda şirket lehine görünen fakat uygulamada geçersiz veya tartışmalı hâle gelebilecek hükümlerden kaçınılmalıdır.
Sonuç olarak lojistik şirketlerinde sürücü talimatı, internetten indirilen standart bir belge olmaktan çok daha fazlasıdır. İyi hazırlanmış bir talimat; şirketin gerçek çalışma düzenini, taşımacılık faaliyetinin özelliklerini, kullanılan araçları, yükleme ve teslim prosedürlerini, ulusal veya uluslararası operasyonlarını ve işçi-işveren ilişkisini birlikte dikkate alan şirkete özgü bir düzenleme olmalıdır.
Bu sebeple yük taşımacılığı faaliyetinde kullanılacak sürücü görev tanımı ve talimatlarının, mevcut iş sözleşmeleri ve şirket içi uygulamalarla birlikte değerlendirilerek her lojistik işletmesinin kendi operasyonel yapısına göre hazırlanması önem taşımaktadır.